El depósito de las cuentas anuales es una obligación que toda sociedad limitada debe cumplir cada ejercicio. No es un mero trámite burocrático: la presentación puntual demuestra transparencia, evita sanciones y mantiene la hoja registral abierta para futuras operaciones societarias.
Examinemos el marco normativo vigente
Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TR‑LSC)
- Art. 253.1 Contabilidad. «Los administradores de la sociedad están obligados a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad…» (BOE)
- Art. 254.1 Libros de contabilidad. «Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, los administradores formularán las cuentas anuales…» (BOE)
- Art. 279 Depósito de las cuentas. «Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores presentarán para su depósito…» (BOE)
- Art. 282 Cierre registral. «El incumplimiento de la obligación de depósito dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno relativo a la sociedad…» (BOE)
- Art. 283 Régimen sancionador. «El incumplimiento será sancionado con multa de 1.200 a 60.000 €, ampliable a 300.000 € si la cifra de negocios supera los seis millones…» (BOE)
Reglamento del Registro Mercantil (RRM)
- Art. 365 Documentación contable. «Las cuentas anuales, el informe de gestión y la certificación de su aprobación deberán presentarse en el Registro Mercantil…» (BOE)
- Art. 378 Cierre del Registro. «Transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio sin que se haya practicado el depósito, el Registrador no inscribirá documento alguno hasta que la sociedad cumpla…» (BOE)
Obligaciones: quién, qué y cuándo
Sujetos obligados: toda sociedad de capital (SL, SA, S. Comanditaria por acciones).
Documentos a presentar:
- Balance.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Estado de Flujos de Efectivo (si procede).
- Memoria.
- Informe de gestión (salvo cuando la sociedad pueda formular cuentas abreviadas).
- Certificación de la junta que aprobó las cuentas.
- Informe de auditoría, cuando sea obligatorio o voluntario.
Modelos abreviados: si cumples los límites del art. 257 TR‑LSC (activos < 4 M €, ventas < 8 M €, plantilla < 50) puedes utilizar los modelos abreviados y omitir el estado de flujos.
Calendario a un vistazo
31‑12 Cierre ► 30‑04 Formular y legalizar ► 30‑06 Aprobar ► 30‑07 Depositar
Modalidades de presentación: telemática (fichero D2), soporte informático o presencial con cita previa.
Ejemplos prácticos
- Empresa recién creada. Alpha, S.L. se constituye el 15‑10‑2025 y cierra el 31‑12‑2025. Formulará antes del 30‑04‑2026, aprobará antes del 30‑06‑2026 y depositará antes del 30‑07‑2026.
- Empresa auditada. Beta Tech, S.L. supera los límites de auditoría. Adjuntará el informe de auditoría con el depósito.
- Falta de aprobación. Gamma Consulting, S.L. no logra quórum antes del 30‑06. Puede presentar certificación de «no aprobación» y ganar un margen de seis meses, pero la obligación subsiste.
Casos especiales que generan dudas
- Cuentas consolidadas: si el grupo formula cuentas consolidadas, debe depositarlas junto con las individuales en los mismos plazos.
- Micropymes (art. 263.3 TR‑LSC): exentas de informe de gestión y estado de flujos.
- Depósito rectificativo: si detectas un error, puedes presentar «cuentas complementarias o sustitutivas» para subsanar.
Consecuencias de incumplimiento
1. Cierre registral
Transcurrido un año sin depósito, la hoja de la sociedad se congela: no se podrán inscribir ampliaciones de capital, nuevos poderes o modificaciones estatutarias. Solo se admiten asientos indispensables (cese de administradores, disolución, mandatos judiciales).
2. Multa del ICAC
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas abre expediente y calcula la sanción aplicando un 0,5 % sobre activo + 0,5 % sobre ventas (mínimo 1.200 €, máximo 60.000 €; hasta 300.000 € si la facturación supera 6 M €). La sanción es por ejercicio omitido. Reducción del 20 % si se paga sin recurrir (art. 40.4 Ley 39/2015).
3. Prescripción
La infracción prescribe a los 3 años (art. 30 Ley 40/2015) y la sanción impuesta a los 4 años desde que la resolución es firme (art. 42 Ley 40/2015).
4. Responsabilidad de los administradores
Incumplir la obligación contable vulnera el deber de diligencia (art. 225 TR‑LSC). En caso de perjuicio a terceros, los administradores pueden responder con su patrimonio.
5. Impacto reputacional y operativo
Bancos, clientes y proveedores consultan el Registro. Un cierre o la falta de cuentas puede frustrar contratos, licitaciones o financiación.
Buenas prácticas para empresas que quieren dormir tranquilas
- Planifica plazos con recordatorios automáticos (formulación, junta y depósito).
- Digitaliza la presentación: el envío telemático es rápido, evita desplazamientos y genera justificante inmediato.
- Revisa si necesitas auditoría antes de que cierre el ejercicio: evita sorpresas de última hora.
- Conserva copias de las cuentas y del justificante de depósito al menos seis años.
- Solicita asesoramiento profesional si surgen dudas contables o mercantiles.
Preguntas frecuentes
¿Puedo depositar fuera de plazo sin que me multen?
El Registro lo admitirá, pero el ICAC puede sancionar; la rapidez suele reducir la cuantía.
¿Cuánto tarda el Registro en levantar el cierre?
Normalmente entre 24 y 48 h tras el asiento del depósito.
¿Se puede fraccionar la multa del ICAC?
Sí. Al tratarse de deuda administrativa, puede solicitarse aplazamiento o fraccionamiento.
¿Qué ocurre si cambio la fecha de cierre del ejercicio?
Los plazos se recalculan en función del nuevo cierre; el primer ejercicio «largo» o «corto» puede requerir especial atención.
¿Las cuentas depositadas son públicas?
Sí. Cualquier tercero puede solicitar copia en el Registro Mercantil.
¿Qué pasa con el cese de administradores si el Registro está cerrado?
El cese o dimisión siempre se inscriben, incluso con la hoja cerrada (art. 282.2 TR‑LSC).
Para finalizar, vemos que depositar las cuentas a tiempo es la llave que mantiene tu sociedad operativa y creíble ante el Registro y ante el mercado.
Cumpliendo el calendario —30 de abril para formular, 30 de junio para aprobar y 30 de julio para depositar— esquivarás sanciones que pueden alcanzar los 300.000 € por ejercicio, evitarás el cierre registral y proyectarás transparencia a bancos, clientes y proveedores.
Adelántate: automatiza recordatorios, entrega la documentación por vía telemática y guarda los justificantes. Convertirás un trámite ineludible en una oportunidad para reforzar la solvencia y la confianza en tu empresa, si eres cliente de Serficon no tienes que preocuparte, ¡nosotros nos encargamos de todo!.
Nota Importante: Este artículo es informativo y refleja la normativa vigente hasta la fecha de publicación. Las leyes pueden cambiar, por lo que recomendamos consultarnos para obtener asesoramiento personalizado.
Referencias utilizadas
- Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio (Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital).
- Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio (Reglamento del Registro Mercantil).
- Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.
- Resolución DGSJFP de 12‑03‑2025 (BOE‑A‑2025‑6850).
- DGRN – Resolución 22‑04‑2019 (BOE‑A‑2019‑7058).
- Guía de presentación telemática D2 (Registradores de España, 2024).
- Consulta Vinculante DGT V3150‑21.