Emitir facturas de forma correcta es una obligación fundamental para cualquier autónomo. Las facturas no solo sirven para justificar tus ingresos y gastos, sino que son esenciales para cumplir con las obligaciones fiscales y contables. Una factura mal emitida puede generar problemas con la Administración y afectar la imagen profesional de tu negocio. Además, con la llegada de VERI*FACTU en verano de 2025, el sistema de facturación en España experimentará cambios significativos. En SERFICON, estamos aquí para ayudarte a entender y adaptarte a estas novedades, asegurando que tu facturación cumpla con todos los requisitos legales actuales y futuros.
1. ¿Qué es una Factura y por Qué es Importante?
Una factura es un documento mercantil que refleja la información de una operación de compraventa de bienes o prestación de servicios. Es la prueba legal de la transacción realizada entre dos partes: el emisor (vendedor o prestador de servicios) y el receptor (cliente o comprador).
Importancia de Emitir Facturas Correctamente
• Cumplimiento Legal: Es obligatorio emitir factura por cada venta o servicio prestado.
• Justificación Fiscal: Las facturas son necesarias para declarar ingresos y deducir gastos en impuestos como el IVA y el IRPF.
• Control Financiero: Permiten llevar un control de las operaciones y la salud financiera del negocio.
• Imagen Profesional: Una factura bien elaborada transmite seriedad y profesionalidad a tus clientes.
2. Requisitos Legales de una Factura
Según la normativa vigente, una factura debe incluir ciertos elementos obligatorios:
Datos del Emisor
• Nombre y Apellidos o Razón Social
• NIF o CIF
• Domicilio Fiscal
Datos del Receptor
• Nombre y Apellidos o Razón Social
• NIF o CIF
• Domicilio Fiscal
Información de la Factura
• Número de Factura: Debe ser correlativo y único.
• Fecha de Emisión: Día en que se emite la factura.
• Descripción de los Bienes o Servicios: Detalle claro y preciso de lo facturado.
• Cantidad y Precio Unitario
• Base Imponible: Importe total antes de impuestos.
• Tipo y Cuota de IVA: Porcentaje aplicado y cantidad resultante.
• Retención de IRPF (si aplica): Generalmente para profesionales que emiten factura a empresas o autónomos.
• Importe Total: Suma de la base imponible más IVA y menos retenciones, si corresponde.
3. Tipos de Facturas
a) Factura Completa u Ordinaria
Es la más común y debe incluir todos los requisitos mencionados anteriormente.
b) Factura Simplificada
Sustituye al antiguo ticket. Se puede emitir en operaciones de importe inferior a 400 €, o en determinadas actividades hasta 3.000 € (por ejemplo, comercio minorista).
Requisitos Mínimos:
• Número y serie
• Fecha de expedición
• Identificación del emisor
• Descripción de los bienes o servicios
• Tipo impositivo y contraprestación total
c) Factura Rectificativa
Se utiliza para corregir errores en facturas ya emitidas o para anular una factura.
Debe Incluir:
• Referencia a la factura original
• Motivo de la rectificación
• Nuevos importes y detalles corregidos
4. Retenciones de IRPF en Facturas
En ciertos casos, es obligatorio aplicar una retención de IRPF en la factura:
• Profesionales Autónomos: Si prestas servicios profesionales a empresas o autónomos, debes aplicar una retención del 15% de IRPF.
• Nuevos Autónomos: Durante los primeros tres años de actividad, la retención puede ser del 7%.
Importante: La retención de IRPF no se aplica en facturas emitidas a particulares o clientes extranjeros.
5. ¿Cómo Numerar las Facturas Correctamente?
• Serie Correlativa: Las facturas deben llevar un número correlativo. Puedes utilizar una serie por año (ejemplo: 2025/001).
• Varias Series: Si tienes diferentes actividades o puntos de facturación, puedes utilizar series distintas, siempre que sean correlativas dentro de cada una.
6. Plazos de Emisión y Envío de Facturas
• Emisión: La factura debe emitirse en el momento de realizar la operación o dentro del plazo máximo del mes siguiente.
• Envío: Debe enviarse al cliente en el momento de su emisión.
7. Formatos de Factura
a) Factura en Papel
Forma tradicional, impresa y entregada físicamente al cliente.
b) Factura Electrónica
• Válida Legalmente: Siempre que cumpla con los requisitos y el cliente la acepte.
• Ventajas:
- Ahorro de papel y costes de envío.
- Mayor rapidez y eficiencia.
- Fácil almacenamiento y acceso.
8. Implementación de VERI*FACTU en Verano de 2025
¿Qué es VERI*FACTU?
VERI*FACTU es un nuevo sistema de gestión y verificación de facturas electrónicas que entrará en vigor en España en el verano de 2025. Este sistema tiene como objetivo modernizar y controlar de manera más eficaz la facturación, combatir el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de autónomos y empresas.
¿Cómo Afectará a los Autónomos?
• Emisión de Facturas Electrónicas Obligatoria: A partir de su implementación, será obligatorio emitir todas las facturas en formato electrónico utilizando el sistema VERI*FACTU.
• Comunicación en Tiempo Real: Las facturas deberán ser comunicadas a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión.
• Software Homologado: Será necesario utilizar programas de facturación que cumplan con los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
• Control y Transparencia: Mayor seguimiento de las operaciones por parte de Hacienda, lo que implica una reducción del fraude y errores en la facturación.
Ventajas de VERI*FACTU
• Simplificación de Procesos: Automatización de la gestión de facturas y declaraciones fiscales.
• Reducción de Errores: Al utilizar software homologado, se minimizan los errores en las facturas.
• Mejora en la Gestión Financiera: Acceso a información actualizada y precisa sobre tus operaciones.
Recomendaciones para Prepararte
• Actualiza tu Software de Facturación: Asegúrate de que cumpla con los nuevos requisitos y esté homologado por la Agencia Tributaria.
• Formación: Familiarízate con el funcionamiento de VERI*FACTU y los cambios que implicará en tu operativa diaria.
• Asesoramiento Profesional: Contar con un asesor que te guíe en la transición será clave para adaptarte sin contratiempos.
9. Errores Comunes al Emitir Facturas
• Omitir Datos Obligatorios: Falta de NIF, fecha, descripción detallada, etc.
• Numeración Incorrecta: Saltos en la numeración o duplicados.
• Aplicación Incorrecta de IVA o IRPF: Errores en los porcentajes o en los importes calculados.
• No Conservar las Facturas: Es obligatorio guardar las facturas emitidas y recibidas durante al menos 4 años.
• No Adaptarse a VERI*FACTU: A partir de su implementación, no cumplir con los nuevos requisitos puede implicar sanciones.
10. Consejos para Emitir Facturas Correctamente
• Utiliza un Software de Facturación Actualizado: Que cumpla con los requisitos de VERIFACTU y facilite la emisión y control de tus facturas.
• Revisa la Normativa Vigente: Mantente actualizado sobre cambios en impuestos y requisitos legales, especialmente con la llegada de VERIFACTU.
• Personaliza tus Facturas: Incluye tu logo y diseño corporativo para mejorar la imagen profesional.
• Verifica los Datos del Cliente: Asegúrate de que la información del cliente es correcta y está actualizada.
• Asesórate con Profesionales: Nosotros podemos ayudarte a cumplir con todas las obligaciones y optimizar tu facturación.
Cómo te Ayuda SERFICON en la Gestión de tus Facturas y la Transición a VERI*FACTU
En SERFICON, te ofrecemos:
• Asesoramiento Personalizado: Te orientamos sobre cómo emitir facturas conforme a la normativa actual y futura.
• Actualización Tecnológica: Te ayudamos a implementar software de facturación homologado y compatible con VERI*FACTU.
• Formación y Soporte: Te capacitamos en el uso de las nuevas herramientas y te brindamos soporte continuo.
• Gestión Integral: Nos encargamos de la contabilidad y presentación de impuestos relacionados con tus facturas.
• Resolución de Dudas: Estamos disponibles para resolver cualquier consulta o problema que puedas tener.
La correcta emisión de facturas es esencial para el buen funcionamiento de tu negocio y el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Con la llegada de VERI*FACTU en verano de 2025, es fundamental prepararse y adaptarse a los nuevos requisitos para evitar sanciones y aprovechar las ventajas que ofrece este sistema. En SERFICON, estamos comprometidos a acompañarte en esta transición, asegurando que tu negocio cumpla con la normativa y siga creciendo con éxito.
¿Necesitas Ayuda para Adaptarte a VERI*FACTU y Mejorar tu Facturación?
En SERFICON, tu tranquilidad es nuestra prioridad. Déjanos ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel, adoptándote a las novedades y aprovechando todas las oportunidades.
Nota Importante: Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal o fiscal. La información sobre VERI*FACTU está actualizada a diciembre de 2024 y puede estar sujeta a cambios.