(Actualización: 30 Julio 2025)
La correcta emisión de facturas es el eje sobre el que se apoya toda obligación contable y tributaria. En 2025, esta realidad cobra aún más relevancia con la entrada en vigor de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y la funcionalidad Veri*factu (cuyo uso será obligatorio a partir de 2026, según RD 254/2025), que incorporan exigencias tecnológicas destinadas a garantizar la integridad y trazabilidad de cada documento.
Este artículo ofrece una visión práctica —y rigurosa— de los requisitos legales que debe cumplir tu factura para superar sin sobresaltos cualquier revisión de la Agencia Tributaria. A lo largo del texto encontrarás referencias normativas actualizadas, ejemplos reales y recomendaciones para adaptarte con éxito a la nueva regulación.
Por qué la factura sigue siendo la reina de tu contabilidad
Cada vez que vendes un producto o prestas un servicio generas una huella documental: la factura. Sin ella no puedes justificar ingresos ni deducir gastos; tampoco puedes defenderte ante una inspección. Además, la factura construye tu reputación profesional: un documento claro, completo y estéticamente cuidado transmite seriedad e inspira confianza en tu cliente.
Normativa que debes tener en tu radar
Siete disposiciones marcan las reglas del juego este año:
- Ley 58/2003, General Tributaria (art. 29.2.j). Cita literal: «Los sistemas y programas informáticos (…) deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros». Esta frase obliga a tu software a impedir el “borrado mágico” de facturas.
- Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de lucha contra el fraude fiscal. Introduce el art. 201 bis LGT, que sanciona con hasta 50 000 € por programa y 150 000 € por ejercicio el uso o tenencia de software que permita ocultar ingresos, y refuerza la obligación de emplear un software de facturación seguro e inalterable.
- Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación). Tras su última modificación incorpora el código QR y la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
- Real Decreto 1007/2023. Nace el concepto de SIF, impone la inalterabilidad mediante hash encadenado y abre la puerta a enviar los registros en tiempo real (Veri*factu).
- Real Decreto 254/2025. Amplía la fecha tope de adaptación: grandes empresas y SII, 1 de enero de 2026; resto de pymes y autónomos, 1 de julio de 2026.
- Orden HAC/1177/2024. Publica las especificaciones técnicas: estructura XML, firma y QR.
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Su disposición final octava establece la obligatoriedad futura de la factura electrónica en las operaciones B2B, con un calendario de aplicación 2026‑2027 en función del volumen de negocio.
Qué debe contener, sin excusas, tu factura de 2025
Empieza por los datos de emisor y receptor (nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal). Continúa con un número y una serie que avancen de forma correlativa; la fecha de expedición (y, si es diferente, la de la operación); la descripción clara del bien o servicio; la base imponible; el tipo y la cuota de IVA; la retención de IRPF si procediese (7 % los tres primeros años, 15 % tras ese periodo cuando facturas a empresas o autónomos); y el importe total. Si tu programa está certificado como SIF, verás también un código QR y la leyenda oficial. Conservarás cada factura, electrónicas incluidas, durante al menos cuatro años (plazo general de prescripción del art. 66 LGT y plazo específico de IVA del art. 165 LGT).
Distintos formatos, mismo valor jurídico
- Factura completa: la más habitual; incluye todos los datos anteriores.
- Factura simplificada: válida hasta 400 € (o determinadas actividades hasta 3 000 €). Exige menos detalle, pero el QR es obligatorio si nace de un SIF.
- Factura rectificativa: corrige una anterior. Debe explicar el motivo y referenciar la factura sustituida.
Historia real: la factura 2025 de María
María diseña logotipos desde su estudio en Málaga. El 12 de agosto de 2025 entrega un logo a una startup por 850 €. Abre su software, genera la factura 2025‑238 y el programa la “sella” con su hash y el QR. La factura muestra:
Base imponible: 850 € — IVA 21 %: 178,50 € — Retención IRPF 15 %: −127,50 € — Total a pagar: 901 €.
El cliente escanea el QR, aterriza en la sede electrónica de la AEAT y verifica que el documento es auténtico. María, que no está en el SII, tiene hasta el 1 de julio de 2026 para asegurarse de que todo su sistema cumple los requisitos técnicos del RD 254/2025.
Preguntas frecuentes sobre retenciones
¿Debo retener IRPF a un particular? No. ¿Y a una empresa extranjera? Tampoco, salvo que exista un establecimiento permanente en España. La retención sólo opera entre profesionales o sociedades residentes y, como regla general, es del 15 % (o 7 % si eres “nuevo” autónomo).
Cómo numerar sin meterte en un lío
Escoge una serie por ejercicio —por ejemplo, 2025/001, 2025/002…— o una serie diferente para cada canal (tienda online, formación, etc.). Lo importante es que dentro de cada serie no haya saltos ni duplicados; son los primeros errores que detecta el buscador de incoherencias de la AEAT.
Plazo de expedición y envío
Debes emitir la factura en el momento de la operación o antes de que acabe el mes siguiente. No la guardes en el cajón: envíala al cliente en cuanto la generes. Retrasarte puede convertirse en sanción.
Papel versus electrónica
Aunque el papel no ha muerto, la tendencia es clara: la factura electrónica —bien en PDF firmado, bien en XML Facturae— es más barata, inmediata y se integra mejor en tu contabilidad. Recuerda que la Ley 18/2022 Crea y Crece obliga a usarla en las operaciones B2B cuando tu facturación supere 8 M € (2026‑2027, según tamaño de empresa). En la práctica, las empresas con volumen de negocio superior a 8 M € deberán emitir y recibir factura electrónica B2B a partir de 2026, mientras que las restantes disponen hasta 2027 para adaptarse.
Qué es Veri*factu y por qué te interesa
Imagina que cada factura se notifica a Hacienda al segundo de nacer. Eso es Veri*factu: una funcionalidad opcional que, si la activas, envía tus registros en tiempo real. A cambio, la Administración presume que tu facturación es íntegra y recibes menos requerimientos. Tendrás que integrar el QR y la leyenda, pero evitas la firma electrónica individual.
Comparativa completa: si quieres entender en detalle las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica estándar, visita nuestro artículo «Verifactu vs factura electrónica» — https://serficon.es/verifactu-vs-factura-electronica/
Los plazos, insistimos: SII y grandes empresas, 1 de enero de 2026; resto de pymes y autónomos, 1 de julio de 2026.
Tropiezos habituales y su antídoto
Borrar o modificar facturas es cosa del pasado: el hash encadenado dejará rastro. Igual de arriesgado es saltarse números o olvidar la leyenda “Factura verificable…”. Recuerda que el art. 201 bis LGT castiga con hasta 50 000 € por programa y 150 000 € por ejercicio el uso, fabricación o comercialización de software que permita alterar los registros. Verifica que tu proveedor te entrega la declaración responsable exigida por el art. 11 del RD 1007/2023 y guarda cada documento, físico o digital, durante cuatro años.
Buenas prácticas que valorará tu inspector
• Actualiza tu software en cuanto la empresa desarrolladora libere una nueva versión.
• Forma a tu equipo: un error humano puede costarte hasta 150 000 € (art. 201 bis LGT).
• Revisa trimestralmente tus series y correlaciones.
• Realiza una auditoría interna antes de cerrar 2025 para llegar a tiempo al nuevo marco de 2026.
La factura del presente ya no es un simple papel: es un documento digital trazable, con seguridad criptográfica y un código QR que la convierte en “autoverificable”. Cuanto antes te adaptes al SIF, antes dormirás tranquilo. No esperes a la fecha límite; elige un software homologado, implántalo y prueba tu circuito de facturación durante 2025. Tu yo del futuro —y tu asesor— te lo agradecerán.
Nota Importante: Este artículo es informativo y refleja la normativa vigente hasta la fecha de 30 Julio 2025. Las leyes pueden cambiar, por lo que recomendamos consultarnos para obtener asesoramiento personalizado.
Referencias utilizadas
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre
Real Decreto 254/2025, de 1 de abril
Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre
Referencias interesantes a tener en cuenta
Consulta DGT V0981‑25 (04/05/2025) — facturación en farmacias
Consulta DGT V1884‑22 (09/08/2022) — cuándo usar factura simplificada
Consulta DGT V1812‑22 (14/07/2022) — series separadas
Consulta DGT V2607‑18 (25/09/2018) — validez de factura manuscrita
FAQs AEAT SIF‑Veri*factu (2025)