(Actualización: Agosto 2026)
La correcta emisión de facturas es la base de toda obligación contable y tributaria: sin factura no se justifican ingresos, no se deducen gastos y no hay defensa posible ante una comprobación. Y en 2026 este asunto tiene más importancia que nunca, porque estamos en plena transición hacia el nuevo marco de facturación: los sistemas informáticos de facturación adaptados al reglamento conocido como VeriFactu serán obligatorios a partir de 2027, y la factura electrónica entre empresas ya tiene reglamento aprobado.
En este artículo explicamos qué debe contener una factura, los tipos que existen, los plazos de expedición y conservación, las retenciones aplicables y cómo afecta todo ello el nuevo marco normativo, con un ejemplo práctico y los errores más frecuentes.
La normativa que hay que tener en el radar
Estas son las normas que marcan las reglas del juego:
- Ley 58/2003, General Tributaria. Su artículo 29.2.j) obliga a que los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación garanticen «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos». Es la base legal de todo el sistema VeriFactu.
- Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Introdujo el citado artículo 29.2.j) y el artículo 201 bis de la LGT, que sanciona el software de facturación no adaptado.
- Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de obligaciones de facturación, ROF). Regula el contenido de las facturas, los plazos de expedición y su conservación. Sus artículos 6.5 y 7.5 incorporan el código QR y, en su caso, la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
- Real Decreto 1007/2023 (RRSIF). Crea el concepto de sistema informático de facturación (SIF), impone el registro de facturación con huella o hash encadenado y regula las dos modalidades de cumplimiento: VeriFactu (con remisión inmediata a la AEAT) y emisión de facturas no verificables (con conservación reforzada).
- Orden HAC/1177/2024. Desarrolla las especificaciones técnicas: estructura de los registros, huella, firma y código QR.
- Real Decreto-ley 15/2025. Fijó el calendario actualmente vigente de VeriFactu: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, incluidos autónomos y profesionales. Hasta esas fechas rige un periodo de pruebas oficial.
- Ley 18/2022 (Crea y Crece) y Real Decreto 238/2026. Regulan la futura factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, cuyos plazos empezarán a contar cuando se publique la orden ministerial de la solución pública de facturación, todavía en tramitación.
Un matiz importante que genera confusión: los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) están excluidos de VeriFactu, no obligados. Ambos sistemas son excluyentes entre sí.
Qué debe contener una factura
Toda factura completa debe incluir los datos del emisor y del receptor (nombre o razón social, NIF y domicilio); un número y, en su caso, una serie correlativos; la fecha de expedición y, si es distinta, la de la operación; la descripción clara del bien entregado o del servicio prestado; la base imponible; el tipo y la cuota de IVA; la retención de IRPF cuando proceda; y el importe total.
Si la factura se expide con un sistema informático de facturación adaptado al RRSIF, incorporará además un código QR tributario. Y si el sistema funciona en modalidad VeriFactu, incluirá también la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
Los tipos de factura
- Factura completa. La habitual, con todos los datos anteriores.
- Factura simplificada. Válida, con carácter general, hasta 400 euros, IVA incluido, o hasta 3.000 euros en determinadas actividades previstas en el artículo 4 del ROF. Exige menos contenido, pero si se expide con un sistema informático de facturación también lleva su código QR y genera su registro de facturación.
- Factura rectificativa. Corrige una factura anterior. Debe identificar la factura rectificada y expresar el motivo y el contenido de la rectificación.
Las retenciones de IRPF, en claro
La retención en las facturas de profesionales solo opera cuando el destinatario es un empresario, un profesional o una entidad con obligación de retener, residentes en España. A un particular no se le retiene nada; a una empresa extranjera sin establecimiento permanente en España, tampoco.
El tipo general es del 15 por ciento. Los nuevos profesionales pueden aplicar el 7 por ciento en el periodo impositivo de inicio de la actividad y en los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido actividad profesional en el año anterior al inicio.
Un ejemplo
María diseña logotipos desde su estudio en Málaga. El 12 de agosto de 2026 entrega un logotipo a una startup por 850 euros. Abre su programa de facturación, ya adaptado al reglamento, genera la factura 2026-238 y el sistema crea el registro de facturación con su huella y añade el código QR a la factura. Como María trabaja en modalidad VeriFactu, el registro se remite automáticamente a la Agencia Tributaria y la factura incluye la leyenda «VERI*FACTU». El documento muestra:
- Base imponible: 850 euros.
- IVA al 21 por ciento: 178,50 euros.
- Retención de IRPF al 15 por ciento: −127,50 euros.
- Total a pagar: 901 euros.
Su cliente escanea el QR y comprueba en la sede electrónica de la AEAT que la factura está registrada. María, que tributa en IRPF y no está en el SII, tiene de plazo hasta el 1 de julio de 2027 para estar obligatoriamente adaptada, pero ha aprovechado el periodo de pruebas para llegar con el sistema rodado.
Cómo numerar sin meterse en un lío
Se puede utilizar una serie por ejercicio —2026/001, 2026/002…— o series distintas por canal o línea de negocio (tienda online, formación, etc.). Lo esencial es que dentro de cada serie la numeración sea correlativa, sin saltos ni duplicados: son las primeras incoherencias que detectan los sistemas de la Agencia Tributaria. Y con el registro de facturación encadenado del nuevo marco, cualquier omisión deja rastro.
Plazos de expedición
El artículo 11 del ROF distingue dos supuestos:
- Si el destinatario es un particular, la factura debe expedirse en el momento de realizarse la operación.
- Si el destinatario es un empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA de la operación.
Conviene, en cualquier caso, no demorar el envío al cliente: la factura debe remitirse en el momento de su expedición cuando el destinatario es un particular y, cuando es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al devengo.
Cuánto tiempo hay que conservar las facturas
Aquí conviven dos plazos que no deben confundirse:
- A efectos fiscales, las facturas y sus registros deben conservarse durante el plazo de prescripción, con carácter general cuatro años (artículo 66 de la LGT y, en materia de IVA, artículo 165 de la Ley 37/1992).
- A efectos mercantiles, el artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento realizado en los libros.
En la práctica, la recomendación segura es conservarlo todo, en papel o en formato electrónico, durante al menos seis años, y más tiempo si hay bases imponibles negativas, deducciones pendientes o inversiones en curso que alarguen los plazos de comprobación.
Papel, PDF y factura electrónica: hacia dónde vamos
Hoy la factura puede expedirse en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. Pero la dirección es clara:
- Desde 2027, quien utilice cualquier programa informático para facturar deberá hacerlo con un sistema adaptado a VeriFactu.
- Más adelante llegará la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales del Real Decreto 238/2026, que exigirá un formato estructurado conforme al estándar europeo (un PDF por correo no servirá) y que empezará a aplicarse, previsiblemente entre 2027 y 2028 según el volumen de facturación, cuando se publique la orden ministerial de la solución pública de la AEAT, todavía en tramitación.
Las diferencias entre ambos sistemas las explicamos en detalle en nuestro artículo VeriFactu y factura electrónica: en qué se diferencian y cuándo serán obligatorios. Y todas las dudas prácticas sobre VeriFactu que la Agencia Tributaria ha resuelto oficialmente —Excel, papel, cajas registradoras y demás— las recopilamos en VeriFactu 2027: dudas resueltas por la Agencia Tributaria.
Las sanciones del artículo 201 bis
El artículo 201 bis de la LGT contempla dos infracciones, ambas graves:
- Para quienes fabrican o comercializan sistemas de facturación que no cumplan los requisitos: 150.000 euros por cada ejercicio en que se hayan producido ventas y por cada tipo de sistema, además de 1.000 euros por cada sistema comercializado sin la certificación obligatoria.
- Para los usuarios: 50.000 euros por cada ejercicio por la tenencia de sistemas no certificados debiendo estarlo, o cuando se hayan alterado los dispositivos certificados.
Por eso conviene comprobar que el proveedor del software entrega la declaración responsable de adaptación al reglamento y actualizar el programa en cuanto se libere cada nueva versión.
Errores frecuentes
- Trabajar con las fechas antiguas: VeriFactu no entra en vigor en 2026, sino el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.
- Creer que estar en el SII obliga a VeriFactu: es justo al revés, el SII excluye de esta obligación.
- Expedir tarde las facturas a clientes empresarios: el límite es el día 16 del mes siguiente al devengo, no el final del mes siguiente.
- Saltos o duplicados en la numeración de las series.
- Retener IRPF a particulares o no retener facturando a empresas españolas cuando procede.
- Destruir la documentación a los cuatro años olvidando el plazo mercantil de seis años del Código de Comercio.
- Confiar en que un PDF enviado por correo valdrá como factura electrónica cuando llegue la obligación de la Ley Crea y Crece.
- Mantener instalado, pasada la fecha de obligación, un programa antiguo con capacidad de emitir facturas: su mera tenencia es sancionable.
La factura ha dejado de ser un simple documento para convertirse en un registro trazable, con seguridad criptográfica y verificable mediante QR. La buena noticia es que el periodo de pruebas actual permite adaptarse con calma: elegir un software adaptado, implantarlo y rodar el circuito de facturación durante 2026 es la mejor forma de llegar sin sobresaltos a 2027.
Nota importante: este artículo ha sido actualizado en agosto de 2026 para recoger el calendario vigente de VeriFactu aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025 y la publicación del Real Decreto 238/2026 sobre factura electrónica. Tiene carácter meramente informativo: cada negocio presenta circunstancias particulares —regímenes especiales de IVA, SII, delegación de la facturación, operaciones exentas—, por lo que resulta recomendable analizar cada caso individualmente.
Referencias
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (artículos 29.2.j), 66 y 201 bis).
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2003-23186
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (artículos 4, 6, 7, 11 y 15).
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF).
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2023-24840
Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, de especificaciones técnicas de los sistemas informáticos de facturación.
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2024-22138
Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que fija el calendario vigente de adaptación (1 de enero y 1 de julio de 2027).
https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-24446
Agencia Tributaria: nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación.
Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU.
Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2026-7295
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (artículo 165).
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1992-28740
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