VeriFactu 2027: dudas resueltas por la Agencia Tributaria

Queda cada vez menos para VeriFactu. Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas ya son firmes: 1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos y profesionales. Y, mientras tanto, la Agencia Tributaria ha ido publicando en su Sede electrónica una amplia colección de preguntas frecuentes oficiales, actualizadas a 21 de julio de 2026, que resuelven la mayoría de las dudas que llegan cada semana al despacho: si afecta a quien factura con Excel, si se puede seguir facturando en papel, qué ocurre con las cajas registradoras o qué hacer con el programa antiguo.

Sobre qué es VeriFactu y en qué se diferencia de la factura electrónica ya hemos escrito en el blog: puedes consultarlo en nuestro artículo Diferencias entre VeriFactu y factura electrónica. Por eso, en este no vamos a repetir la explicación de base, sino que nos centramos en lo que viene después: desde cuándo será obligatorio, quién está obligado y quién no, y las respuestas de la Agencia Tributaria a las dudas más habituales. Todo el contenido se basa exclusivamente en las respuestas oficiales publicadas por la propia Agencia Tributaria.

Solo un apunte previo para situarnos. La Agencia Tributaria aclara que «VeriFactu» es una forma abreviada y coloquial —aunque inexacta— de referirse al reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, conocido como RRSIF, que desarrolla el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria introducido por la ley antifraude. En la práctica, exige que los programas de facturación —los denominados SIF, sistemas informáticos de facturación— generen un registro de facturación seguro de cada factura expedida, lo guarden o lo remitan a la Agencia Tributaria, e incluyan en la factura un código QR tributario. El nombre VeriFactu procede, en realidad, de una de las dos modalidades que contempla el reglamento: la de los sistemas que remiten el registro a la Agencia Tributaria en el mismo momento de expedir cada factura.

Las fechas

Este es el punto que más confusión ha generado, porque el calendario se ha modificado en más de una ocasión: primero con el Real Decreto 254/2025 y, más recientemente, con el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que dio nueva redacción a la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023. Las fechas vigentes, confirmadas por la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes, son las siguientes:

• 1 de enero de 2027: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas de facturación adaptados al reglamento.
• 1 de julio de 2027: el resto de obligados del artículo 3.1 del RRSIF, entre ellos los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, es decir, autónomos y profesionales.
• Los fabricantes y comercializadores de software de facturación debían ofrecer sus productos totalmente adaptados en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial técnica, que se produjo el 29 de julio de 2025.

La Agencia Tributaria aclara expresamente que el periodo anterior a la entrada en vigor obligatoria es un periodo de pruebas. Quien esté remitiendo ya registros en modalidad VeriFactu durante este periodo puede dejar de hacerlo y facturar con otros sistemas, incluso no adaptados, mientras no tenga obligación. Ahora bien, una vez alcanzada la fecha de obligación, quien opte por remitir registros en modalidad VeriFactu deberá permanecer en ella, como mínimo, hasta el final del año natural en que se produzca el primer envío efectivo.

Quién está obligado: la regla de los 4 «NO»

La Agencia Tributaria resume el ámbito de aplicación con lo que denomina la regla de los 4 «NO». Están afectados los empresarios y profesionales, personas físicas o jurídicas, establecidos en territorio español que expidan facturas —incluidas las simplificadas—, siempre que cumplan estas cuatro condiciones:

1. Que NO facturen exclusivamente de forma manual, es decir, que utilicen algún sistema informático para expedir facturas.
2. Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, al Suministro Inmediato de Información (SII).
3. Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos del País Vasco ni en la Comunidad Foral de Navarra, donde rigen sus propias normativas forales, como TicketBAI.
4. Que NO dispongan de una resolución de no aplicación en vigor que les exima del reglamento, conforme al artículo 5 del RRSIF.

Quien cumpla las cuatro condiciones está dentro del ámbito de aplicación. Conviene tener presentes, además, algunos matices que la Agencia Tributaria confirma expresamente:

• Canarias, Ceuta y Melilla están incluidas: las referencias al IVA se entienden hechas al IGIC y al IPSI, respectivamente.
• Las tiendas online están afectadas exactamente igual: la forma convencional o virtual de vender es indiferente.
• Las facturas a clientes extranjeros también están sometidas al reglamento: exportaciones, entregas intracomunitarias y prestaciones internacionales de servicios, siempre que exista obligación de facturar.
• Las sociedades patrimoniales están obligadas: el reglamento incluye a la totalidad de los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, sin distinción por tipo de actividad.

Quién queda fuera

De la regla anterior se deducen los principales colectivos excluidos, que la Agencia Tributaria confirma caso por caso:

• Quienes facturan todo a mano. Si todas las facturas se expiden con talonario, a mano o a máquina, sin ningún sistema informático, el reglamento no resulta aplicable. Como alternativa, la Agencia Tributaria ofrecerá gratuitamente una aplicación básica de facturación en su Sede electrónica.
• Los acogidos al SII. Quienes llevan sus libros registro de IVA a través de la Sede electrónica no deben cumplir el RRSIF: ambos sistemas son excluyentes. Quien pase a estar en el SII debe dejar de remitir registros a VeriFactu y de incluir el QR en sus facturas desde que cumpla con el SII de forma efectiva. Existe además una vía voluntaria: optar por el SII mediante el modelo 036 exime de cumplir el Real Decreto 1007/2023, asumiendo a cambio todas las obligaciones informativas del SII sobre la facturación emitida y recibida.
• Los empresarios sujetos a normativa foral vasca o navarra, según las reglas del Concierto y del Convenio Económico.
• Quienes no expiden facturas. El reglamento solo se aplica a sistemas que expiden facturas, completas o simplificadas. No afecta a sistemas que emiten otros justificantes de entrega de bienes o prestación de servicios que no tengan la consideración de factura.
• Los arrendadores particulares. Una persona física que alquila viviendas o locales sin tener al menos una persona empleada con contrato laboral a jornada completa no realiza actividad económica a efectos del IRPF, por lo que no debe adaptarse. La Agencia Tributaria aclara incluso que un autónomo con un sistema adaptado para su actividad puede emitir las facturas del alquiler al margen del reglamento, sin perjuicio de que voluntariamente utilice su sistema por comodidad.
• Los regímenes especiales de IVA —agricultura, ganadería y pesca; simplificado; recargo de equivalencia— no están afectados con carácter general, porque no están obligados a expedir factura. Pero cuando en las operaciones excepcionales en las que sí deben facturar —entregas de inmuebles, clientes empresarios o Administraciones Públicas, o cuando el destinatario la exija, entre otras— utilicen un sistema informático, el reglamento sí resulta aplicable. Para esas operaciones puntuales podrán utilizar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. Un caso particular: las oficinas de farmacia en recargo de equivalencia sí están obligadas, porque en el IRPF determinan su rendimiento en estimación directa y ello les obliga a expedir factura con independencia de su régimen de IVA.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Es, probablemente, la duda más repetida, y la respuesta oficial de la Agencia Tributaria tiene matices importantes.

El reglamento no afecta si la hoja de cálculo o el procesador de textos se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Por el contrario, el propio Excel se considerará un sistema informático de facturación sujeto al reglamento si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación y generar directamente los libros registro de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que sirva para el cumplimiento de obligaciones tributarias.

El ejemplo que ofrece la propia Agencia Tributaria es muy ilustrativo: utilizar una hoja de cálculo para generar simples listados de facturas emitidas, con sumatorios u otras reglas de cálculo, no está afectado por el reglamento. Pero si se programa una macro para generar el libro registro de facturas expedidas, esa hoja de cálculo sí se considera un sistema informático de facturación y deberá cumplir todos los requisitos.

La Agencia Tributaria advierte, además, de que podrá verificar si las hojas de cálculo o procesadores de texto utilizados para emitir facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.

¿Y en papel, con talonario?

Sí. La facturación manual —talonarios, a mano o a máquina— queda fuera del reglamento porque no interviene ningún sistema informático.

Ahora bien, la Agencia Tributaria es tajante en otro punto: con carácter general no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un sistema informático y parte de forma manual. La utilización de cualquier sistema informático para expedir facturas obliga a que toda la facturación sea informática y, por tanto, adaptada.

La única excepción admitida es la de quien no utiliza ningún sistema informático pero está obligado por la Ley 25/2013 a emitir facturas electrónicas a una Administración Pública y, para ello, usa el programa gratuito MiFacturae del Ministerio. Esa circunstancia, por sí sola, no le obliga al reglamento en el resto de su facturación.

Cajas registradoras, TPV y otros supuestos habituales

Si un comerciante obligado a facturar utiliza una caja registradora para registrar las ventas e imprimir facturas simplificadas —los tiques—, esa caja es un sistema informático de facturación y debe adaptarse al reglamento, bien actualizándola si es posible, bien sustituyéndola por un sistema adaptado.

Una balanza electrónica que solo pesa y calcula el importe, que después se introduce manualmente en la caja, no es un sistema de facturación: es un elemento auxiliar de medida. Pero si la balanza acumula los importes y expide ella misma la factura simplificada, sí se considera sistema de facturación y debe adaptarse.

Las facturas simplificadas están plenamente sometidas al reglamento y, en sistemas VeriFactu, deben comunicarse a la Agencia Tributaria, con independencia de que al final del día se genere una factura o extracto recapitulativo para la contabilidad.

Los borradores y las facturas proforma están permitidos: se pueden introducir y editar datos y visualizar la factura antes de expedirla, pero mientras no esté terminada no puede llevar el código QR tributario. Una vez expedida la factura definitiva, con su QR y su registro de facturación, ya no puede alterarse salvo mediante nuevos registros de facturación.

Y una situación muy frecuente en cualquier despacho: si el empresario factura él mismo de forma manual y solo entrega después las facturas a su asesor para la contabilidad y los impuestos, el reglamento no le afecta. Pero si delega en el asesor la expedición material de las facturas y este utiliza un sistema informático, será el asesor quien deba generar y, en su caso, remitir los registros de facturación. La delegación, eso sí, no exime al empresario de su responsabilidad sobre el cumplimiento.

Las dos modalidades: VeriFactu y no VeriFactu

El reglamento admite dos formas de cumplir.

En la modalidad VeriFactu —sistemas de emisión de facturas verificables—, el programa remite en línea a la Agencia Tributaria, de forma automática e instantánea, los registros de facturación de todas las facturas que expide.

En la modalidad de emisión de facturas no verificables, el programa no remite los registros, sino que los almacena garantizando su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad durante todo el periodo de prescripción fiscal, con requisitos técnicos adicionales: registro de eventos, firma electrónica de los registros, capacidad de exportación o gestión de alarmas, entre otros.

Según la propia Agencia Tributaria, las ventajas de optar por la modalidad VeriFactu son las siguientes:

• Exime de la responsabilidad de almacenar y conservar durante años los registros de facturación y de eventos.
• Evita futuros requerimientos de la Agencia Tributaria para aportar esos registros, con el consiguiente ahorro de tiempo y costes, lo que indirectamente puede agilizar la tramitación de devoluciones fiscales.
• No obliga a garantizar la exactitud del reloj del sistema.
• El código QR y la frase «VERI*FACTU» permiten al cliente comprobar que la factura ha quedado registrada en la Agencia Tributaria, lo que puede presentarse como un distintivo de calidad y cumplimiento fiscal.
• La Agencia Tributaria ofrecerá servicios que faciliten la confección de los libros registro de facturas expedidas y ayudas para las autoliquidaciones a partir de la información ya remitida, además de un servicio de descarga de todos los registros remitidos, propios y, en su caso, de los proveedores que también utilicen VeriFactu.

La opción por VeriFactu se ejerce de forma tácita: basta con iniciar sistemáticamente la remisión de registros, sin necesidad de comunicar nada en el modelo 036. Una vez dentro, en periodo obligatorio, hay que permanecer al menos hasta el fin del año natural del primer envío efectivo.

Si se produce un corte de luz, un fallo informático o una caída de internet, la facturación no debe interrumpirse: los registros se remiten a posteriori, marcando la incidencia en el envío y reintentando la remisión periódicamente hasta que se subsane.

Dos aclaraciones adicionales de la Agencia Tributaria que conviene retener. La primera: todos los sistemas adaptados deben tener capacidad de remisión, y no se admite fabricar sistemas que únicamente emitan facturas no verificables. La segunda: llevar los registros de facturación no exime de confeccionar el Libro Registro de Facturas Emitidas ni de presentar los modelos informativos 347 y 349, que son obligaciones distintas y autónomas.

El código QR en las facturas

Todas las facturas, completas y simplificadas, expedidas con un sistema adaptado deberán incorporar un código QR tributario. Si el sistema funciona en modalidad VeriFactu, deberá incluir además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

Una duda razonable que la Agencia Tributaria resuelve expresamente: la factura recibida sin código QR permite deducir el IVA soportado igualmente, siempre que se cumplan los requisitos sustantivos de la normativa del impuesto. El QR es una obligación formal del emisor y, además, no todas las facturas deben llevarlo: no lo llevan las de los contribuyentes acogidos al SII, las de quienes facturan sin sistema informático ni las de los sujetos a normativa foral.

Qué hacer con el programa antiguo

Otra duda muy frecuente que la Agencia Tributaria ha respondido con detalle: conservar el programa antiguo no adaptado para consultar el histórico de facturas está permitido, si y solo si puede acreditarse que con él ya no se pueden expedir facturas, normalmente desinstalándolo o modificándolo para bloquear la emisión.

Si después de la fecha de obligación se detecta la tenencia de un programa no adaptado con capacidad de emitir facturas, su mera tenencia constituye infracción sancionable.

La recomendación más segura, según la propia Agencia Tributaria, es exportar los registros del programa antiguo y prescindir de él, o consultar con el fabricante si existe una versión adaptada con la que actualizarlo.

Las sanciones

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria contempla dos tipos de sanciones, ambas graves:

• Para fabricantes y comercializadores de sistemas no adaptados: 150.000 euros por cada ejercicio en que se hayan producido ventas y por cada tipo de sistema, y 1.000 euros por cada sistema comercializado sin la certificación obligatoria.
• Para los usuarios: 50.000 euros por cada ejercicio por la tenencia de sistemas informáticos que no cumplan los requisitos, cuando no estén debidamente certificados debiendo estarlo o cuando se hayan alterado los dispositivos certificados.

Errores frecuentes

De cara a la adaptación, estos son algunos de los errores más previsibles:

• Trabajar con las fechas antiguas de 2026, cuando el calendario vigente tras el Real Decreto-ley 15/2025 es el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.
• Dar por hecho que facturar con Excel queda siempre fuera del reglamento, sin comprobar si la hoja de cálculo genera los libros registro u otros resultados con trascendencia tributaria.
• Pretender combinar facturación manual e informática: el uso de cualquier sistema informático obliga a que toda la facturación sea informática.
• Pensar que las facturas simplificadas o tiques quedan al margen: están plenamente sometidas al reglamento.
• Considerar que estar en un régimen especial de IVA excluye en todo caso, sin revisar las operaciones excepcionales por las que sí existe obligación de facturar.
• Mantener instalado el programa antiguo con capacidad de emitir facturas después de la fecha de obligación.
• Creer que la modalidad VeriFactu exime de los libros registro o de los modelos 347 y 349: son obligaciones independientes que se mantienen.
• Rechazar la deducción del IVA de una factura recibida por el simple hecho de no llevar código QR.

VeriFactu no cambia las obligaciones de facturación: cambia cómo deben funcionar los programas con los que se factura. Por eso, el primer paso es siempre el mismo: identificar cómo se factura hoy y si ese sistema entra o no en el ámbito del reglamento.

Si se utiliza cualquier programa informático para emitir facturas, habrá que contar con un sistema adaptado antes de la fecha que corresponda, confirmando con el proveedor de software que la versión adaptada estará disponible a tiempo o valorando la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria para volúmenes pequeños de facturación. Y el periodo de pruebas actual permite precisamente eso: llegar a la fecha de obligación con el sistema ya rodado.

Nota importante: este artículo tiene carácter meramente informativo y refleja las respuestas oficiales publicadas por la Agencia Tributaria vigentes en la fecha de publicación. Cada negocio presenta circunstancias particulares —regímenes especiales, SII, operaciones forales, delegación de la facturación o sistemas mixtos—, por lo que resulta recomendable analizar cada caso individualmente.

Referencias:

Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU, actualizadas a 21 de julio de 2026. Cuestiones generales: objeto.

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes.html

Agencia Tributaria: cuestiones generales, conceptos y definiciones.

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-conceptos-definiciones.html

Agencia Tributaria: cuestiones generales, ámbitos de aplicación (regla de los 4 «NO», fechas de entrada en vigor, hojas de cálculo, facturación manual, tiendas online).

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-ambitos-aplicacion.html

Agencia Tributaria: Sistemas VERI*FACTU (modalidades, ventajas y forma de opción).

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/sistemas-verifactu.html

Normativa citada por la Agencia Tributaria en dichas respuestas: Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (RRSIF); Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre; artículos 29.2.j) y 201 bis de la Ley 58/2003, General Tributaria; Ley 11/2021, de 9 de julio; Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de obligaciones de facturación); Ley 25/2013, de 27 de diciembre.