Equivocarse al emitir una factura es habitual: un NIF incorrecto, un importe mal calculado o un tipo de IVA que no correspondía. El primer impulso suele ser modificarla, eliminarla o reutilizar su número. Sin embargo, si ya ha sido expedida, la factura original debe conservarse y la corrección tiene que quedar documentada.
Una factura expedida no se borra
| Situación | Cómo se corrige |
|---|---|
| Borrador o factura proforma todavía no expedidos | Puede modificarse o eliminarse |
| La operación existe, pero la factura contiene errores | Factura rectificativa |
| La factura se expidió para una operación inexistente o está duplicada | Puede proceder su anulación, conservando el número original |
| La factura es correcta, pero el registro informático contiene un error | Puede requerir la subsanación del registro |
Antes de corregir hay que determinar si el error afecta a la factura, a la propia existencia de la operación o solamente al registro informático.
¿Cuándo debe emitirse una factura rectificativa?
El artículo 15 del Reglamento de facturación la exige cuando:
- La factura original incumple algún requisito obligatorio de los artículos 6 o 7: identificación, fecha, descripción de la operación o datos necesarios para calcular la base imponible.
- Las cuotas de IVA se determinaron incorrectamente.
- Concurre alguna circunstancia del artículo 80 de la Ley del IVA: devoluciones, descuentos posteriores, resolución de operaciones, alteración del precio, concurso del deudor o créditos incobrables.
La factura completa expedida para canjear una factura simplificada anterior no es rectificativa si la simplificada cumplía los requisitos reglamentarios.
La rectificación debe realizarse tan pronto como se conozca el error y, como límite general, antes de que transcurran cuatro años desde el devengo del IVA o desde que se produjo la circunstancia que permite modificar la base imponible. El concurso y los créditos incobrables tienen plazos específicos más breves.
¿Qué debe contener?
Además de los requisitos de cualquier factura, la rectificativa debe:
- Expedirse en una serie específica y con numeración correlativa propia.
- Tener su propia fecha de expedición.
- Identificar la factura rectificada mediante su número, serie y fecha.
- Indicar la fecha de la operación original cuando sea distinta.
- Hacer constar su condición de rectificativa y reflejar la corrección realizada.
La identificación de la factura original es obligatoria en la propia rectificativa, salvo determinadas excepciones, aunque puede ser opcional en el registro informático remitido a la AEAT.
El artículo 15.5 no establece un campo específico denominado «motivo», pero la AEAT indica en su información práctica que debe describirse la causa y el sistema informático obliga a clasificarla con las claves R1 a R5. Por prudencia, conviene incluir siempre una explicación breve, como «Corrección del tipo de IVA aplicado» o «Devolución parcial de mercancía».
La factura también debe enviarse al cliente. Si el destinatario es empresario o profesional, debe remitirse antes del día 16 del mes siguiente al de su expedición.
Rectificación por diferencias o por sustitución
Supongamos una factura con una base de 1.000 euros y 210 euros de IVA, cuando los importes correctos eran 800 y 168 euros.
Por diferencias —clave «I»—: la rectificativa refleja únicamente la variación: base de –200 euros, IVA de –42 euros y total de –242 euros. En el registro no se cumplimentan los campos «Base rectificada» y «Cuota rectificada».
Por sustitución —clave «S»—: la rectificativa recoge los importes correctos: base de 800 euros, IVA de 168 euros y total de 968 euros. Siguiendo el ejemplo oficial de la AEAT, se identifican como importes rectificados los de la factura original: 1.000 euros de base y 210 euros de cuota.
En el registro informático, 800 y 168 euros se consignan como importes finales, mientras que 1.000 y 210 se informan en «Base rectificada» y «Cuota rectificada». El efecto económico de la corrección sigue siendo una reducción de 200 euros de base y 42 euros de IVA.
Ejemplo: se aplicó el 10 % de IVA cuando correspondía el 21 %
Imaginemos una base imponible de 1.000 euros sobre la que se repercutieron 100 euros de IVA cuando correspondían 210. La diferencia es de 110 euros, pero la solución depende del cliente.
Si es una empresa o profesional, puede emitirse una rectificativa aumentando la cuota. Cuando el 10 % se aplicó por un simple descuido, normalmente se utilizará R4, no R1. La clave R1 se reserva para el error fundado de derecho y las causas de los apartados Uno, Dos y Seis del artículo 80 de la Ley del IVA.
Además, emitir la factura no corrige por sí solo el modelo 303:
- Si existe error fundado de derecho o una causa del artículo 80, la diferencia puede incluirse en la autoliquidación del periodo en que se rectifica.
- En el resto de los casos, debe presentarse una autoliquidación rectificativa del periodo original, con el recargo y los intereses que correspondan.
Si el cliente es un particular, el artículo 89.Tres de la Ley del IVA impide rectificar al alza una cuota incorrectamente calculada, salvo que se deba a una elevación legal del tipo. En el ejemplo, el empresario no podrá cobrarle posteriormente los 110 euros y tendrá que regularizar el IVA.
Claves R1 a R5
| Clave | Utilización |
|---|---|
| R1 | Error fundado de derecho y artículos 80.Uno, Dos y Seis LIVA |
| R2 | Concurso de acreedores: artículo 80.Tres |
| R3 | Crédito incobrable que cumple el artículo 80.Cuatro |
| R4 | Resto de causas y errores no monetarios |
| R5 | Rectificación de facturas simplificadas |
A la clave correspondiente se añade «S» por sustitución o «I» por diferencias.
Una factura impagada no se anula
El impago no hace desaparecer la operación y tampoco permite utilizar automáticamente la clave R3. El crédito debe cumplir los requisitos del artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA:
- Haber transcurrido un año desde el devengo sin cobrar. Si el volumen de operaciones del acreedor durante el año anterior no excedió de 6.010.121,04 euros, puede elegir un periodo de seis meses o un año.
- En las operaciones que legalmente tengan la consideración de operaciones a plazos, el periodo se cuenta desde el vencimiento impagado.
- La operación debe estar facturada y contabilizada en tiempo y forma.
- El destinatario debe ser empresario o profesional o, si es un particular, la base imponible debe superar 50 euros.
- El cobro debe haberse reclamado judicialmente, mediante requerimiento notarial o por otro medio que permita acreditar fehacientemente la reclamación.
- El destinatario debe estar establecido en el territorio de aplicación del IVA, Canarias, Ceuta o Melilla, salvo las excepciones legales.
- No puede tratarse, entre otros supuestos, de la parte garantizada, afianzada o asegurada del crédito ni de créditos entre personas o entidades vinculadas.
Una vez transcurrido el periodo elegido de seis meses o un año, la rectificativa debe expedirse dentro de los seis meses siguientes. Después hay que remitirla al deudor, conservar prueba del envío, aportar la documentación exigida y presentar el modelo 952 en el plazo de un mes desde su expedición.
Si el deudor es empresario o profesional, deberá minorar el IVA deducido en el modelo 303 del periodo en que reciba la rectificativa y comunicar su recepción.
La AEAT dispone de una calculadora oficial de plazos, aunque no debe utilizarse para operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja.
¿Qué cambia con VeriFactu?
VeriFactu no modifica las causas que obligan a rectificar. Lo que cambia es la forma de conservar y documentar cada actuación.
Los sistemas informáticos de facturación deberán garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Una vez generado un registro definitivo:
- No podrá modificarse ni eliminarse para reutilizar el número.
- La corrección se realizará mediante nuevos registros vinculados al anterior.
- La factura y su registro original permanecerán en la cadena de facturación.
Según el caso, deberá generarse el registro correspondiente a una factura rectificativa, una anulación o una subsanación. Corregir el registro no sustituye a la factura rectificativa cuando el error también aparece en el documento entregado al cliente.
Estas reglas afectan tanto a VeriFactu, que remite los registros a la AEAT, como a la modalidad no VeriFactu, que los conserva en el propio sistema.
Las sociedades deberán tener sus programas adaptados antes del 1 de enero de 2027 y el resto de empresarios y profesionales afectados antes del 1 de julio de 2027. En VeriFactu 2027: dudas resueltas por la Agencia Tributaria explicamos el calendario y quién está obligado.
Errores frecuentes
- Eliminar una factura expedida o reutilizar su número.
- Emitir una factura ordinaria negativa en lugar de una rectificativa.
- Utilizar R3 ante cualquier impago.
- Clasificar como R1 cualquier error de IVA.
- Confundir la diferencia económica con «Base rectificada» y «Cuota rectificada».
- No corregir el modelo 303 o presentar fuera de plazo el modelo 952.
Una factura expedida no desaparece porque contenga un error: debe conservarse y corregirse por el procedimiento adecuado. VeriFactu hará más visible este proceso, porque cada rectificación, anulación o subsanación dejará huella.
Nota importante: este artículo tiene carácter meramente informativo y refleja la normativa y los calendarios oficiales vigentes en la fecha de publicación. Este artículo describe el régimen general. El criterio de caja, el concurso de acreedores y las operaciones con entes públicos presentan particularidades que deben revisarse individualmente.
Fuentes oficiales:
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
- Artículo 80 de la Ley del IVA
- Artículo 89 de la Ley del IVA
- Artículo 24 del Reglamento del IVA
- Real Decreto 1007/2023, sistemas informáticos de facturación
- AEAT: procedimientos de facturación y claves R1 a R5
- AEAT: recuperación del IVA de créditos incobrables y modelo 952
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